Вступление.

Мое выступление завершает 1-ю часть нашей конференции, в которой коллеги рассказывали про приемы наведения порядка в бизнесе.

Мы разберем, как поддерживать и усиливать позитивные преобразования с помощью автоматизации и как это сделать эффективно, чтобы получить максимальную отдачу.


Термины и определения.

Сначала определимся в терминах. Сразу оговорюсь, что когда я говорю «автоматизацию», я имею в виду автоматизацию учета и управления в компаниях.

Так что же такое Автоматизация? Использование в рабочих процессах информационных технологий позволяющих регистрировать и преобразовывать информацию. Компьютеры преобразовывают информацию с огромной скоростью, что позволяет существенно повысить производительность труда и качество управления.

Для практического использования этих технологий на предприятии создается АИС.



Определение АИС и обзор основных элементов АИС.

alt

АИС состоит из следующих элементов ТС и ПС, персонала и регламентов его работы. А так же документа описывающего как именно должна работать АИС, какие модели процессов, какие алгоритмы должна поддерживать.

При создании АИС программную часть настраивают (программируют) таким образом, чтобы реализовать все предъявляемые к ней требования. Программная часть управляет поведением технических средств, регламентирует работу персонала, фактически, предопределяет работу всей системы.

К техническим средствам относятся пользовательские компьютеры, серверы, устройства обеспечивающие передачу данных. ТС физически обеспечивают ту среду, в которой работает программа.


Персонал – это тот элемент, который вдыхает в систему жизнь. Именно он снабжает систему информацией, дает системе команды на ее преобразования, извлекает и использует преобразованные данные. И качество работы всей системы сильно зависит от качества его действий.


Как именно должен действовать персонал, выполняя свои служебные обязанности и взаимодействуя с системой, описывают в регламентах.


В требованиях описывают, что именно требуется получать от АИС. Какие процессы должны поддерживаться, в каком виде должна предоставляться преобразованная информация. Требования описывают не применяя специализированные технические термины в определениях понятных заказчику.


Программная часть.

Программная часть один из важнейших элементов системы. Именно в ней заключены функции регистрации событий, измерений, анализа и накопления статистики которые делают систему чрезвычайно полезной. Именно она отвечает за то, что бы пользователю было удобно с ней работать.

Процесс программирования чрезвычайно трудоемок. Затраты на доработку или модификацию могут в несколько раз превышать стоимость первоначально купленной программы и ТС вместе взятых.

Поэтому, при выборе базовой программы (или базового решения, с которойго мы начинаем автоматизацию) необходимо выбрать ту, в которой уже запрограммированы как можно большее количество функций необходимых для работы. Тем самым мы снижаем объем дополнительного программирования. Например, в линейке 1С есть типовые решения, специально предназначенные для бухгалтерского и налогового учета, для торговли, для производства, для строительства.


От стратегии к АС.

Возникает вопрос, как определить, какие функции нам нужны, какие нет. Где брать этот критерий, чем руководствоваться?

alt

Конечно, требованиями бизнеса! Для прояснения ситуации

Давайте ответим на вопрос, для чего вообще нужна АС? Зачем мы ее создаем?

Она нужна для того, что бы помогать бизнесу, эффективно достигать поставленных целей. Что бы информационно поддержать реализацию плана преобразований и развития. Следовательно, основной критерий эффективности АИС, это полезность для бизнеса. И эта полезность должна быть больше, чем затраты на создание и развитие ИС.

Есть и другая зависимость. Бизнес, планируя свое развитие должен использовать достижения автоматизации. Иначе, развитие самого бизнеса будет не эффективным.


Вот теперь на слайде представлены все элементы, от которых зависит успешная автоматизации.


Если правильно поставлены цели проекта автоматизации;

Если цели оттранслированы в требования к АИС;

Если программные и технические средства настроены правильно;

Если пользователи натренированы, мотивированы и им удобно работать с системой;

Если каждый компонент выполняет свои функции с надлежащим качеством - наш проект автоматизации просто не может быть не успешным!


Очень интересно мнение зала, чего в России больше успешных или не успешных проектов автоматизации?

Поднимите руки те, кто считает, что удачных проектов по автоматизации больше, чем не удачных!

Поднимите руки те, кто считает наоборот, что НЕ удачных проектов по автоматизации больше, чем удачных!


Мнение зала зависит от состав его представителей.

Например, IT-компании, выполняющие проекты по автоматизации считают проект успешным, если он выполнен согласно требованиям и деньги за проект получены.

Критерий успешности со стороны первых лиц бизнеса, очевидно, будет другим: «Приносит ли реализация проекта пользу компании?».



Особенности программных средств на платформе 1С.

alt

ПС фирмы 1С состоят из 2-х частей:

- Технологическая платформа – единая основа для всех применений и

-  конфигурация – программируемая часть, в которой настраивается модель и алгоритмы работы для конкретных применений.

В настоящее время, все решения из линейки 1С выпускаются на единой платформе, но с разными конфигурациями. Платформа – масштабируема, позволяет наращивать рабочие места от одного до нескольких сотен. WEB-клиент? Сейчас имеется довольно широкий выбор конфигураций-программ, которые можно использовать для автоматизации. Как правило, все конфигурации изначально поддерживают общие функции, которые имеются у большинства компаний. К таким функция относятся, например, учет денежных средств в кассах и на банковских счетах, учет ТМЦ на складах, способность описать структуру нашей компании, способность описать пользователей системы и назначить индивидуальные права на доступ в систему.

Каждая конфигурация, кроме поддержки общих функций глубоко автоматизирует какие-то отдельные виды деятельности организаций. Например, 1С:Бухгалтерия 8 отлично автоматизирует бухгалтерский и налоговый учет, вместе с тем поддерживает розничную и оптовую торговлю, позволяет вести учет производства, учитывать кадровую информацию и производить простейший расчет зарплаты.

Конфигурация «Управление торговлей» не позволяет вести бухгалтерский и налоговый учет, но углубленно автоматизирует торговую деятельность компаний, поддерживает планирование продаж и закупок, различные виды цен, скидки и наценки, автоматизирует процесс закупки. «Зарплата и управление персоналом» умеет вести детальный кадровый учет и рассчитывать зарплату, практически, по любым алгоритмам.

Если от автоматизированной системы требуются новые функции, которых в системе нет, то конфигурацию начинают дорабатывать (дополнительно программировать). Отмечу, что грамотный подход к модификации типовых конфигурации – добавление к уже существующим, новых дополнительных программных модулей. Это связано с поддержанием возможности обновить типовую часть конфигурации при выходе нового обновления (или релиза).


Методика трансляции потребностей бизнеса в требования к АИС.

Ситуация с необходимостью доработки конфигураций встречается довольно часто. А именно эта работа является самой трудоемкой и затратной. Именно здесь возникает наибольшая вероятность произвести не эффективные расходы. Ведь подрядчик, который Вам модифицирует программу, потенциально заинтересован в увеличении объемов работ. А для бизнеса важно получить отдачу от затраченных на модификацию ресурсов. Следовательно, объем работ по программной модификации должен содержать только работы необходимые и достаточные для данного этапа, данной итерации автоматизации. Многие компании испытывают затруднения в вопросе трансляции потребностей бизнеса в требования к АИС. Я в своей практике придерживаюсь следующей методики:

1. Структурируем деятельность компании по процессам (как это сделать рассказывал Михаил Рыбаков).

alt

2. Выделяем те, процессы, которые собираемся автоматизировать.

alt

3. Автоматизируемые процессы расписываем по шагам с описанием внутренних поставщиков, внутренних продуктов и внутренних клиентов.

alt

4. Внутри каждого шага выделяем те операции, которые планируем автоматизировать и те внутренние продукты, которые являются выходом этих операций. Именно это и будет являться конкретным детальным заданием для разработчика.

alt

5. Ранжируем автоматизируемые процессы по степени важности.

alt

6. Рассчитываем стоимость автоматизации каждого процесса. Если доработкой будет заниматься внешний подрядчик, просим его предоставить данные по стоимости работ с разбивкой по процессам.

alt

7. Начинаем анализировать каждый процесс на предмет полезности для бизнеса. Вычеркиваем из списка те процессы, автоматизацию которых посчитали не эффективной.

alt

ВСЕ !!! Что имеем: Автоматизируемые функции описаны, последовательность выполнения определена. Фактически, имеет оптимизированный план работ, заточенный под потребности бизнеса, по которому очень легко контролировать подрядчика или собственный IT -отдел.


Оптимизированный план - это лишь начальная стадия, это закладка эффективного фундамента. Для успешной реализации этого плана необходимо управлять проектом разработки, тесное взаимодействие заказчика и разработчика.



Ошибки автоматизации и места, требующие контроля (влияющие на эффективность проекта):


Поговорим о допускаемых ошибках, которые мне приходилось наблюдать и местах потенциальной угрозы, которые могут влиять на эффективность проекта.

  1. Запуск автоматизации, минуя наведение порядка в процессах на автоматизируемом участке. Получиться «автоматизированный бардак» и возникнет необходимость переделки.
  2. Отсутствие ясных, связанных с потребностями бизнеса целей. Если Вы не сформулируете четко цели автоматизации, то подрядчик «придумает» их сам. Велика вероятность, что Ваши ресурсы будут потрачены на не эффективные для бизнеса работы. Рекомендации: структурирование бизнес системы, грамотная трансляция потребностей в план автоматизации.
  3. В общем случае не порядок в стратегии проникает в АС.
  4. Перегруз. Попытка за одну итерацию сразу решить слишком большое число задач.
  5. Надо сделать посильную итерацию и сразу начать получать выгоду от проделанной работы. Я в своей деятельности соприкасался с компанией, которая решила за один раз автоматизировать все аспекты своей деятельности. И основные и вспомогательные процессы и систему бюджетирования и мотивационные схемы расчета вознаграждений. Полгода было затрачено на тщательное описание требований к ИС, это была вот такая стопка. Когда приступили, наконец, к разработке программной части под эти требования, обнаружилось, что у компании не хватит ресурсов на выполнение проекта в полном объеме, кроме того бизнес ситуация изменилась и ранее описанные процессы начали устаревать и требовали изменения. Время было упущено, ресурсы потрачены. Рекомендация: разбить автоматизацию на посильные итерации. В очередную итерацию подбирать задачи по правилу Парето. Сделать не откладывая и начать получать выгоду.
  6. Выбор базовой конфигурации. При неправильном выборе – либо возникнет большой объем программирования при доработке конфигурации либо неоправданная трудоемкость при внедрении и эксплуатации. Пример. Небольшая компания, которой вполне достаточно 1С:Бухгалтерии купила УПП из-за обилия встроенных функций. С внедрением, своими силами не справилась. Результат: переплата за базовый продукт, расходы на внешнего консультанта.
  7. Выбор подрядчика (если привлекаем). Основные критерии – положительные опыт, деловая репутация, компетентность в разработке. Неплохо иметь несколько альтернативных вариантов. Пример не компетентности в разработке. При модификации была изменена типовая часть конфигурации. Сначала проблема появилась в том, что конфигурация перестала автоматически обновляться, а более скрытая ошибка обнаружилась только при подведении годовых итогов.
  8. Сопротивление персонала. Такое явление дешевле предупреждать, чем бороться. Принимаем предупредительные меры. Демонстрируем позицию руководства, мотивируем, снабжаем качественными инструкциями, тренируем, выделяем временные ресурсы на освоение новой методики работы. Один из сильнейших мотивационных факторов – способность системы будет реально облегчать пользователям выполнение их повседневных задач. Это могут быть какие-то печатные формы, которые ранее делались вручную, какие-то отчеты, представляющие информацию в удобном структурированном виде. Следовательно, на этапе трансляции и составления плана автоматизации заботимся о наличии в системе полезных возможностей, требуем от разработчика удобства работы с системой.
  9. Мониторинг выполнения работ по модификации. Программирование - трудоемкий процесс, имеется опасность в затягивании сроков, что отодвигает начало использования результатов автоматизации. Для раннего распознавания проблемы, используйте (и внесите в договор) поэтапную приемку промежуточных результатов. Очень полезно встречаться с разработчиком, минимум, раз в неделю, вникать в текущую ситуацию, проговаривать все сомнения, спрашивать – имеются ли какие-то препятствия для выполнения работ согласно графика.


Правильная последовательность действий.

В заключение пройдемся по правильной последовательности действий.

  1. Структурирование бизнес-системы, выделение процессов, которые необходимо автоматизировать сейчас и какие предстоит автоматизировать на пути движения к намеченным целям.
  2. Выбор базовой конфигурации по критерию – максимальное содержание автоматизированных функций необходимых нашему бизнесу.
  3. Определение границ начальной (или очередной итерации) автоматизации исходя из реальных ресурсов.
  4. Транслирование потребностей бизнеса в требования к АС. Забота о наличии полезных функций, реально разгружающих сотрудников от рутинных действий.
  5. В требования к разработчику делаем акцент на удобство работы пользователей в новых доработанных возможностях конфигурации.
  6. Привлекаем персонала в обсуждение требований. Демонстрируем неотвратимость перехода.
  7. На этапе модификации обязательно контролируем подрядчика – разработчика.
  8. Внедрение. Мотивируем персонал на переход и освоении новой методики работы. Выделяем время на обучение, даем качественные инструкции-регламенты, даем возможность сохранить свое лицо.


joomla