Автоматизация глазами руководителя.

Автор: Милохов Сергей (www.miraclecom.ru) – генеральный директор компании «Миракл коммюникейшн», консультант по автоматизации и бизнесу. Создатель автоматизированных систем по техническому учету оптической сети, по расчетам за пользование тепловой энергией (450 000 лицевых счетов), по оптовой торговле пивом и прохладительными напитками. Архитектор тиражного решения «Бухгалтерия строительного предприятия». Специалист-практик с 15-летним стажем по проектированию и автоматизации бизнес-процессов.

alt

 Руководители, развивая бизнес, задумываются над вопросами автоматизации, которые звучат примерно так:

  1. Как правильно действовать, начиная автоматизацию?
  2. Какие процессы в компании необходимо автоматизировать, а какие не обязательно?
  3. Как обеспечить, чтобы затраты на автоматизацию оказались производительными?
  4. Необходимо ли привлекать внешних консультантов и внешних исполнителей и как грамотно выстроить с ними отношения?
  5. Чьим советам по выбору решения для автоматизации можно доверять?

 

Давайте разберемся.

 

Что такое автоматизация и зачем она нужна

 

Автоматизация – переход на использование информационных технологий в повседневной работе компании. Для конкретного сотрудника это выражается в том, что некоторые или все операций, выполнявшиеся им ранее «вручную» теперь обрабатываются с помощью компьютера. Компьютеры эти операции сделают быстрее, точнее, а главное дешевле. Оперативные данные вместо бумажных форм теперь вносятся сотрудниками в специальные экранные формы и хранятся в единой базе данных.  Средства автоматизации позволяют просматривать данные накопленные в единой базе в различных аналитических разрезах и получать статистическую информацию. Это дает возможность анализировать и принимать управленческие решения.

Для того, чтобы стало возможным переложить ручной труд на компьютеры на предприятии создают Автоматизированную Систему (АС), которая состоит из компьютерного оборудования, программного обеспечения, регламентов (правил взаимодействия) и, конечно же, самого главного: сотрудников-пользователей АС.

АС настраивают на выполнение бизнес-процессов, которые предварительно проектируют таким образом, чтобы реализовывались функции необходимые бизнесу.

Когда все необходимые для автоматизации работы произведены, АС выполняет следующие функции:

  • «Ведет» пользователей по маршрутам настроенных бизнес-процессов, обеспечивая согласованные действия.
  • С максимальной точностью и скоростью выполняет проверки вводимой информации на корректность, выполняет необходимые расчеты, формирует печатные формы, разгружая пользователей от выполнения рутинных действий, предоставляя пользователю возможность сосредоточиться на интеллектуальных задачах.
  • Хранит оперативную и нормативно-справочную информацию, обеспечивая ее однократный ввод.
  • Регистрирует  состояния выполнения (прохождения точек маршрута) автоматизированных бизнес-процессов и собирает эти данные в единую базу данных – накапливает статистические данные о результатах работы.
  • В реальном времени предоставляет руководителям накопленную статистическую информацию, в удобном для анализа и принятия решений виде.

 

В результате, заказы обрабатываются и проходят быстрее, что позволяет обслужить большее количество клиентов. Управление процессами и оценка деятельности персонала происходит не на основе субъективных мнений, а на основе объективных статистических данных.

Влияние автоматизации на эффективность компании будет тем выше, чем больше количество бизнес-процессов охвачено АС и чем точнее АС настроена на поддержку этих процессов.

Однако, даже построив АС, имеется вероятность, не получить ожидаемых от автоматизации выгод и преимуществ. Такой причиной может являться беспорядок в самой бизнес-системе, когда имеющиеся в компании бизнес процессы не упорядочены и не оптимальны. На сленге IT-специалистов такая ситуация называется «автоматизированный бардак» или «автоматизированный хаос».

Получается, что если мы займемся автоматизацией, не опираясь на «правильную» системную модель бизнеса, то мы рискуем, вместо необходимой поддержки получить не эффективные расходы.

 

Резюме:

  • Правильно настроенная бизнес-система в совокупности с автоматизацией -  мощнейший инструмент повышения эффективности работы компании.
  • Прежде, чем настраивать АС, необходимо навести порядок в бизнесе или запустить эти процессы параллельно.

 

Как грамотно спланировать автоматизацию

 

Озвучим основную мысль: назначение автоматизации -  помогать компании эффективно достигать поставленных целей.

С этой точки зрения,  план автоматизации ведомый, по отношению к плану развития бизнеса. Однако, проектируя модель бизнеса, планируя преобразования, мы должны опираться и использовать те преимущества, которые может дать автоматизация, иначе мы получаем не оптимальный вариант развития.

Основой для детального плана автоматизации является стратегия автоматизации или укрупненный план, в котором указано какие процессы, какие участки к какому сроку должны быть автоматизированы. Целесообразнее всего разрабатывать этот документ во время проектирования бизнес модели, потому что в этот момент:

  • «высвечиваются» реальные потребностей бизнеса и легко определить, что нуждается в автоматизации;
  • имеется цельное видение структуры процессов и вероятность что-то «упустить» наименьшая;
  • удобно расставить приоритеты;
  • удобно определить сроки запуска.

 

Пример. Рабочая группа разрабатывают модель бизнес процесса прохождения заказов. Заказ последовательно проходит по точкам маршрута от сотрудника к сотруднику, подвергаясь обработке на каждом рабочем месте Этот процесс приносит деньги компании, следовательно является основным. Учитывая важность процесса, как минимум, необходимо контролировать в каждой точке: а) время обработки б) качество обработки в) время «простаивания» заказа между двумя точками маршрута. Имея статистику этих показателей, легко проанализировать (как «загружены» рабочие места и как работает каждый из сотрудников) и «подрегулировать», чтобы процесс шел быстро и гладко. Рабочая группа принимает решение – о целесообразности автоматизации процесса.

 

Стратегия автоматизации должна разрабатывается первыми лицами компании (либо при их непосредственном участии), ведь она исходит от потребностей бизнеса. Ни одна IT-компания не сделает это лучше. Это тот стратегический план, выполнение, которого скажется на бизнесе максимально благоприятно.

 

 

А вот составление подробного плана автоматизации (на языке IT, это техническое задание или ТЗ) лучше поручить тем IT-специалистам, которые будут создавать или настраивать АС. Потому что детальный план будет привязан к конкретным программным средствам, которые предполагается использовать.

 

Для того, чтобы Вы с минимальными затратами времени могли объяснить автоматизаторам, что именно вы от них хотите, стратегию автоматизации нужно преобразовать в требования к автоматизации. Это просто необходимо, если Вы планируете выбирать автоматизатора из нескольких IT-компаний. Для разработки требований к автоматизации целесообразно привлекать руководителей и ключевых специалистов соответствующих подразделений. Они лучше всех разбираются в тонкостях и «подводных камнях» своей ежедневной работы. Однако, эти специалисты имеют привычку переоценивать важность процессов своего подразделения, что может привести к избыточным требованиям и неоправданным затратам на модификацию программной части. Если такая тенденция имеет место, откорректируйте, оставьте наиболее важное, используя правило Парето, действуйте по принципу – необходимо и достаточно.

 

О программной платформе и типовом решении (готовом программном продукте), которое будет взято за основу автоматизации, лучше подумать заранее. Зачастую бывает экономически целесообразно собственные бизнес процессы «подогнать» под схему, заложенную в типовом решении, исключив тем самым трудоемкие работы по доработке программы.

 

Резюме:

  • Истинная цель автоматизации -  помогать компании эффективно достигать поставленных целей. Автоматизация, оторванная от реальных потребностей бизнеса, компании не нужна;
  • План развития бизнеса и план автоматизации составляются вместе, взаимно дополняя друг друга.

 

Советы:

  • Рабочей группе, занимающейся бизнес-моделированием, поставьте задачу определять сразу, какие преобразования должны быть поддержаны автоматизацией.
  • Как можно раньше определитесь с платформой автоматизации и выбором базового решения на ее основе. Если есть возможность, включите в состав рабочей группы IT- специалиста, хорошо знающего возможности выбранного решения (оптимальная кандидатура – проектировщик и создатель АС).
  • Разработчика ТЗ нацельте на поиск вариантов, при которых, в разумных пределах модифицируются требования к автоматизации, и исключается переделка программного продукта. Окончательные решения по найденным альтернативам принимайте в составе рабочей группы по проектированию бизнес модели.

Как сделать автоматизацию эффективной

 

Под экономической эффективностью, будем понимать число, полученное от соотношения выгод (в денежном эквиваленте), полученных в результате автоматизации к произведенным затратам. Эффективность = Выгоды (Руб) / Затраты (Руб).

 

Стратегия эффективной автоматизации – получить как можно большие выгоды при минимальных затратах.

 

Выгоды.

На практике, оценить выгоды в денежном эквиваленте очень не просто. Сложность состоит в отсутствии четких критериев позволяющих сопоставить изменения АС с изменениями экономических показателей работы компании. Как следствие, не существует единой методики расчетов выгоды от автоматизации, а применяемые зависят от конкретных условий бизнеса.

Как поступить, если у Вас такой случай? Использовать субъективную оценку эффективности проведенной автоматизации.

Пример. Телекоммуникационная компания занимается строительством собственной оптической сети и предоставляет услуги на ее основе. Узким местом являлась скорость проектирование оптических соединений и выписка нарядов на сварку волокон, что сдерживало увеличение темпов строительства и увеличение объема оказываемых услуг. Отдел из 5-ти человек за рабочий день проектировал 5-6 оптических соединений. После автоматизации этого процесса, отдел потенциально мог проектировать 30 соединений в день, но строительные мощности могли «переварить» только 10. Как подсчитать выгоду? Просто рассчитать, на сколько снизилась себестоимость процесса проектирования – и посчитать это экономической выгодой? Не верно, потому, что ускорение проектирования повлияло на другие факторы – имеющиеся строительные мощности стали использоваться на 100%, что позволило компании увеличить темпы строительства в 1,3 раза. А увеличение темпов строительства позволило в последующих периодах выполнить большее количество заказов.

Из приведенного примера видно, что без построения экономической модели расчета, выгоды в денежном выражении не посчитать. А целесообразен ли точный расчет? Например, руководитель из вышеприведенного примера ничего рассчитывать не стал, он без расчетов понял, что это очень выгодно и был очень доволен результатами автоматизации.

 

А как, например, оценить выгоды от автоматизации, выражающиеся в увеличения скорости принятий управленческих решений, в уменьшении ошибок при принятии решений? Здесь и с построением экономической модели будут сложности. В этих случаях критериями успеха выступают факты достижения целей автоматизации.

 

Имеется еще один способ оценки выгоды в денежном эквиваленте - сравнивать изменения экономических показателей работы компании до и после автоматизации. Его преимущество – отсутствие необходимости создания расчетной модели. Недостатки – наложение на экономические показатели других факторов бизнеса, кроме автоматизации. Его использование возможно только при наличии уже работающей системы сбора достоверных экономических показателей и наличие статистики за предыдущие периоды.

 

Затраты.

Затраты считать в деньгах гораздо легче, чем выгоды, так большинство затрат проходят «оценку» в бухгалтерском учете.

 

Для грубой разовой оценки возможно применение ручной калькуляции.

Для управления затратами на постоянной основе используйте методику ТСО «Total cost of ownership» (Совокупная стоимость владения), которая учитывает не только затраты на приобретение и ввод в эксплуатацию информационной системы, но и все последующие, возникающие на протяжении жизненного цикла. Модель затрат в ТСО классифицирует затраты по показателям, которые соответствуют объектам управления.

 

В состав показателей модели затрат включите время первых руководителей, потраченное на планирование, а так же на управление процессом автоматизации, что актуально, если в компании нет выделенного IT-руководителя или эти функции переданы на аутсорсинг.

 

Модель совокупных затрат в ТСО, как минимум, должна содержать следующие показатели:

  • Время руководителей, затраченное на организацию и управление процессом автоматизации.
  • Время штатных сотрудников, непосредственно занимающихся процессами автоматизации согласно своим функциональным обязанностям.
  • Гонорар внешних консультантов.
  • Технические средства (покупка и апгрейд оборудования, операционных систем и лицензий).
  • Программные средства.
    • Покупка программ и лицензий.
    • Разработка и адаптация программ.
  • Оплата за услуги по тренингу персонала, помощь на рабочих местах, созданию инструкций-регламентов.
  • Время персонала, использующего АС в своей работе, затраченное на тренинг и освоение новых методик работы.

 

 

 

Мероприятия, позволяющие повысить эффективность автоматизации:

 

  • Грамотное планирование состава и последовательности работ. Поддержите автоматизацией, в первую очередь, ключевые для бизнеса задачи.

 

  • Расставляйте задачи таким образом, что бы первые результаты автоматизации можно было сразу использовать, не дожидаясь результатов последующих этапов.

 

  • По возможности, используйте имеющиеся на рынке готовые решения по автоматизации из той отрасли, где работает Ваш бизнес.

 

  • Заказная разработка программных средств – трудоемкий процесс. Используйте разработку только в случае наличия в компании уникальных процессов, которые обуславливают конкурентное преимущество Вашему бизнесу.

 

  • По возможности, спланируйте график обучения сотрудников, вовлеченных в АС таким образом, чтобы максимально использовать время их минимальной загрузки (межсезонье, между проектами и т.п.).

 

  • Повышение эффективности работы персонала после автоматизации есть главный источник обеспечения выгоды от автоматизации. Разъясните персоналу, использующему АС Ваши ожидания, мотивируйте на эффективную работу.

 

  • Убедитесь, что руководители, начали использовать статистические показатели и управляют процессами на их основе.

 

Помните, важен итоговый совокупный эффект в работе всей компании.


joomla